2分で完成！面倒な報告書が一瞬で書けるGPTsを大公開
こちらのトピックス“生成AI最前線「IKIGAI lab.」”は、学び合うことを目的としたオンラインビジネスコミュニティ「OUTPUT CAMP meets AI」のメンバーで運営しています。
突然ですが、皆さんは「報告書やレポートに追われてやりたい仕事に手が回らない」「伝えたいことが簡潔にまとまらない」など悩んだことはありませんか？
展示会のレポートや作業報告書、業務日報など、普段から決まったフォーマットで「報告書」を書く機会は多いように思われます。
今回は、
①そんな報告書を一瞬で書けるGPTsの使い方
②生成AIの凄さを印象付けて、組織導入に前向きになってもらう体験談
をお伝えします🙆♂️
・弊社にもChatGPT有料版を導入したいのに、なかなか上司に伝わらない
・生成AIを使った業務効率化をどうアピールすればいいのか分からない
そんな悩みを抱えている方には、特におすすめです！
ビジネスパーソンなら一度は必ず書くであろう報告書をテーマに、業務効率化と生成AIの活用方法を学びましょう。
参加した展示会の概要
ここからは、私が実際に参加した展示会の例を用いて、報告書を作成していきます。
私が参加したのは、1月26日に東京ビックサイトで行われたスマート工事EXPOです。
製造業のAI・DXの動向を調査すると共に、生成AIがどれだけ入り込んできているのかを見てきました。
スマート工場EXPOの概要は、Perplexityに説明してもらいましたので、下記をご参照ください。
生成AIの凄さを印象付けるには
私は、本記事で紹介するGPTsを使って、展示会の報告書12枚を15分で書き上げました。
同イベントに参加したマネージャーに報告書を展開したところ、「この報告書を見て、自分で書く気を失った。生成AIについて詳しく教えてよ」とコメントいただき、生成AIを活用することのメリットを感じていただけました。
実はその反応……狙い通りでした！
展示会への参加は刺激的で、とても学びになります。その一方で、溢れる情報を集約したり、土日を挟んで月曜に取り組もうとしたりすると、記憶を辿るのに苦戦して、途端に報告書作成が面倒になります。
今回は、そんな悩みを解決するGPTsの使い方と実装方法をご紹介します。
爆速レポート作成GPTsくん
使い方は、とても簡単です。
音声入力で、下記項目について話すだけです！
・企業名
・製品や取り組み概要
・価格情報
・他社事例
・自社での活用の可能性
・総評と提案
・写真（完成版には追加）
話す順番も自由で構いません。思い出したことから話してください。
展示会やイベントに参加した直後や休憩時間に、音声入力するのがオススメです🙆♂️
私は各ブースで話を聞き終わった瞬間に、音声入力で聞いたことをアウトプットしていました。
※ 主にスマホで活用することを想定しています
※ 音声入力でなくテキスト入力でも対応可能です
話し終わったら、GPTsを実行してください。
下の画像のように、話した言葉が文字起こしされているはずです。
そして、そのままChatGPT（GPTs）に入力します。
すると、GPTsが話した内容を整理して報告書にまとめてくれます（今は同時にWordにも出力するように改良しています）。
ここでポイントなのが、「話した内容をもとにまとめてくれる」ということです。
出力結果を見ると分かりますが、表現の適切な言い換えはあるものの、勝手に文章を生成することはありません。
「上記の文章をまとめてください」や「上記の文章を300文字で要約してください」と入力すると、元の文面を活かして生成してくれるので、おすすめです。
実際にWordで出力された報告書はこちらになります（現在は写真も入力可能）。完璧な報告書とは言えませんが、70点の内容になっているのではないでしょうか？
何事も0から1を創り出すよりも、70から100に引き上げる方が容易です。特に報告書作成においては、とても有効だと思います。
ここまで読んでくれた皆さんに、そんな爆速レポート作成GPTsくんを公開いたします。
展示会当日に10分で作ったものなので、あえてWord出力機能は搭載していません！
「上記の内容をそのままWord出力してください」と最後に入力してください🙆♂️
12ページのレポートを自力で書こうとした場合、1ページ30分掛かると仮定すると、30分×12ページ360分=6時間掛かることとなります。
それが15分でできれば、5時間45分の削減となります（厳密には70点→100点の作業もあるので、5時間の削減と想定）。
次は、そんなGPTsの実装方法をご紹介します。
GPTsの実装方法
今回のGPTsを実装するにあたり、どんなプロンプトを書いたのかを一部掲載します。自分でバリバリプロンプトが書ける人は読まないでください（笑）
実装方法の詳細が知りたい方は、こちらのnoteをご参照ください（一部有料です）。
まず、プロンプトを入力するのは、図の赤枠の位置です。
そこに、下記のようなプロンプトを記載しました。
—------------
あなたはプロのライターであり、澤円さんのような天才プレゼンターです。
東京ビックサイトで実施される展示会のレポートを作成するために、入力された情報を下記の内容に分類して、文章を整えてください。
また、レポートを作成するにあたり、足りない情報があればユーザーに確認してください。
#企業名
#製品や取り組みの概要
#価格情報
#実用例や事例の紹介
#弊社での活用の可能性
#総評と提案
—----------
いかがでしょうか？
とても簡単な内容であることがお分かりいただけましたか？
冒頭で役割を与え、「入力された情報を下記の内容に分類して、文章を整えてください」という箇所がポイントです。
あとは、ご自分の用途に合わせて、分類項目を設定してください。私は分類項目もChatGPTで考えます。
さて、手軽で便利なGPTsをご覧いただけたと思います。個人的には、音声入力との相性がとてもいいと感じていますので、ぜひ応用してください。
なお、GPTsはどんな場面で活用できるのか、初心者向けに使う状況をまとめました。いきなりGPTsを実装しようとはならないと思いますが、ぜひ挑戦してみてください。
※ GPTsはChatGPT有料版の方のみ利用できます
今すぐアウトプットしよう！
GPTsを公開したので、試してみた結果をコメント欄に投稿していただいても構いません。
上手く話せなくても大丈夫です。
プロンプトという言葉を世に生み出した林シュンスケさんはXで、女子会みたいな会話で大丈夫だよ！と仰っています。
みんながなぜAI、特にChatGPTとかでいつも緊張しちゃってるか不思議でしょうがない。みんなのChatGPTの使い方見てるとなんか嫌いな上司と話してるように感じちゃう。会話するってのは女子会みたいなもんだよ。軽く、気軽に。AIなんかと接するときも「まあいっか」くらいがちょうどいい。「こいつミスす…
— ハヤシ シュンスケ@生成AI活用スペシャリスト (@openagi_lab) February 21, 2024
私もその通りだと思います。
ChatGPTを1人の大切な仲間や良き友だと思って、接してみましょう。
そして、生成AIを使いこなすことで、新しい仕事の形を実現してください。
更に内容を深掘りしたい場合は、私のnote（https://note.com/books_kazuma）もご確認ください。
特に、下記のnoteが参考になります。
では、Pickおよびコメントをお待ちしております！
身の回りの方々に、ChatGPTってこんなこともできるんだよ！というメッセージを込めて、広めてください✌️
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