【読書】文章力がなくても伝わる「万能フォーマット」

俳句は五七五、短歌は五七五七七、という型があります。そこに季語などのルールを当てはめていけばいい。ビジネス文書も実は同じだったのですね。報告書、依頼分、セールスなど、フォーマットにしたがって、５W1Hを組み込めができあがり。

ダラダラ話すより、書くことで自分の伝えたいことの理解が深まります。書くことに慣れれば、話も簡潔にわかりやすくなりますね。

組織内のコミュニケーションでは「共通言語」が不可欠ですが、意外に「共通」でないものです（例えば、危機感とかイノベーションとかいう言葉は社内を飛び交っていますが、人によって解釈が異なることが多いなど）。それを前提にフォーマットを揃えることは確かに効率化が進みそうです。「仕組み主義」とはそういうことを言うんでしょう。

あらためて参考になる内容ばかり。われわれのような記者にとっても、記事執筆に応用できます。まずは実際に「フォーマット」を活用してみて、自分なりの「型」をつくることが大事。ビジネスマン必読です！

プレスリリースを書いていた頃は5W1H(2H、3H、4H、5Hなど諸説ありますが)を意識していました。「いつWhen」、「どこでWhere」、「誰がWho」、「何をWhat」、「なぜWhy」、「どのようにHow」といったポイントを、漏らさず且つ分かりやすく盛り込むのが基本です。

加えて、主観的な表現を避け、ダラダラと前置きを書かないように努めました。どうしたら読み手がストレスなくサッと読めてスッと理解できるか、という視点が大事なのだと思います。
フォーマットを意識して書くことが習慣になると、自然と相手に伝わりやすいコミュニケーションができるようになります。

記事に書いてあるフォーマットとか、事実と意見の混同は、その通り。
逆に、文字コミュニケーションが上手い人は無意識に、大体ここらへんが強いのだと思う。

苦手で上手くなりたい人・上手くなる必要がある人は、記事にあるフォーマットを使ってみることを、プロセスに入れるのがいいと思う。
大体つまづくのが、各項目を具体化すること。なので、フォーマットとして使う場合は「ここが具体化できていなくて悩んでいる」という逃げ道があるといいと思う。そしてその悩んでいる情報を書く（これかこれで悩んでいる、等々）。
そして複数の場所でつまづくから、全体としても「複雑骨折」になる。なので、まず要素ごとに書き出して、それらを併せた全体のところでのつまづきは後回しにする。逆に、受け手はフォーマットで書いてくれた時に一緒にそれを解き明かしていく。
そして、文字コミュニケーションの機能性というか設計があがることは、口頭でコミュニケーションをするときにも整理されているので、色々なことが効率的になる（あとは整理した時点で、自分で解決できることが増えているので、その分で周りの人の支援時間が減り、チームとしての生産性が上がる）。

とはいえ、文字コミュニケーションは機能的ではあるが、共感性は口頭の方が高い。そして人間のパフォーマンスは感情によって変わる。
仕事だから、ある程度機能的に動けることは必要。ただ、どれくらい機能的に動けるかは人によって違うし、共感など感情によってパフォーマンスがプラスに大きく変わる人もいる。
だからフォーマットはフォーマットで使いつつ、文字コミュニケーションが万能とは思わないし、すべての局面で仕事が早く楽に進むわけでもない。

フォーマットに共感します。チームのパフォーマンスを高めるには過不足ない共有とスケジュール管理がポイント。
〆切に関しては、今日中に、早めにという曖昧な表現（受け手によって具体的な時間の乖離が発生する）は使わず、◯月◯日何時までに対応可能か具体的にやりとりするようにしてチームでのコミュケーションがスムーズになりました。

各社や職場によってフォーマットは異なってくると思いますが、フォーマットを作成しておけば間違いなく伝達力は速くなります。

「不毛地帯」の主人公（瀬島龍三氏がモデル）は、部下の報告を「結論と理由３つまで」にするよう指示したと書かれていました。

昔、やたらと離婚相談が多かった頃、事務員さんに「マニュアル作って読んでもらおうか」などと冗談を言っていました。

離婚に伴う金銭問題は、財産分与、慰謝料、養育費、婚姻費用分担金の４つです。
未成年の子の親権は、子どもが幼ければ（大抵の場合）母親にいきます。
財産分与の対象が不動産である場合、売却して分けた方が後腐れないケースが多いです。

てな具合にマニュアル化を考えましたが、悩んでいる相談者の声に真摯に耳を傾けるのが弁護士の仕事なので、実現はしませんでした（笑）

日本人はコミュケーションにおいて無意識に空気を読んでしまいますが、文章にも”空気を読む”のが含まれています。
認識齟齬がないようにするためにも、曖昧な表現はやめ、はっきりと聞くのが重要だと思います。

リモート中心になり Slack でのやりとりが増えた結果、文章力がある人とない人の差が際立つようになったと思います。ちょっとした業務報告でも、何度読んでも何が言いたいのか・あるいは何を意思決定してほしいのか分からない人もいれば、常に分かりやすく報告してくれる人もいる。分かりづらい人には「曖昧な表現が多い」「前提が整理されていない」「てにおはレベルの細かい間違いが多く読みづらい」などの特徴が共通していますが、このようにフォーマットを定義してあげれば一定解消するのではと感じました。プログラミングでも、共通の実装パターンを「デザインパターン」と称して定型化することがあります。文章やコミュニケーションのやり方も、もっと定型化していって良いのかもしれません。