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インターネット、スタートアップ産業を離れて実感しましたが、国の政策ではなく、大手企業がFAXを求めてくるんです。だから受注側はなかなか変えにくい。パスワード付きZIPファイルも紙の請求書も全て同じく、大企業からの要請です。
中小企業側は勇気を持って言いましょう
「これ、紙じゃなくメール添付のPDFでいいですか?」
「クラウドサービスのURLに権限付与するのでそこからDLしてもらえますか?」
感覚値ですが、前者は8割okもらえます。後者は5割程度でしょうか。Googleドライブをはじめとしてクラウドサービスには全てセキュリティによるアクセス制限が求められている大企業は多いようです。毎回思いますが、凄いセキュリティポリシーだな、と思います。
ZIP+パスワードは○で、クラウドサービスは×の理由が知りたい
なぜこれが必要か理屈を考えてIT使えばペーパーレスが一瞬で実現でき、例えば契約や請求周りはあっという間に劇的に手間が減るんですが、新しいものへの抵抗感と「なんか紙を見ないと不安」という感情論でDXとはかけ離れた実情が放置されていることをよく感じます。
コロナの際にも保健所がファックスで数字を送っているという問題が発生しましたが、中小企業だけでなく大企業と官公庁もまだまだアナログです。今年に入って唯一紙の請求書を求めてきたのは日経新聞のグループ企業でしたし、とある市の請求書は手書きでした。なぜか?今までそうして回っていたので他のやり方で仕組みを組むのがイヤだからですよね…まさにBPRが必要です!
そういえば私が以前勤めていた外資のグローバル企業は、契約書は全て電子化されていて、紙の原本なんて存在しませんでした。もう10年くらい前にそうだったんですから、今や、もっと進んでいるんだろうな〜。
顧客との対話で、これまでの慣習でファックス利用という場合(ほぼこのケース)には丁寧に説明することでデータでのやり取りからスタートするケースが多い印象です。それにしてもファックス受発注8割は多い印象です。
システムで受注可能でも以下のようなケースでFAXを使わざるを得ないケースがあります。
・システムの締切後はFAXしか受け付けられない。
・発注担当者が高齢だったり、事務所にPCがなく、FAXしか使えない。
・(大企業に多いですが)社内規則上、自社様式のFAXでしか発注しない。

また、FAXは誰かが受け取ればよいですが、メールでは担当変更などに対応できなかったり、PDFやExcelも結局システムに入力するので画面上で表示するよりも印刷物を見ながらの方が入力しやすく、誤入力防止の照合もしやすい、証憑として日時入りで残るなどFAXの利便性が勝る部分もあります。

特に情報を付記して返信するようなものはPDFでは面倒であったり、複数で受信しても誰が対応すべきか(紙ベースであれば手元にある人)の割り振りの問題など課題が残ります。
これは昔から感じる。プロセスを変えることをマネジメントの仕事と思ってない。ルールを変えれないマネジメント「大企業であれ中小企業であれ、経営者の目が業務プロセスに向かないという問題だ」
#Fax経済圏 つよつよ。