PCでもスマホでも､すぐ必要な資料を出せる人の｢すごいフォルダ名｣のつけ方3つ
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注目のコメント
MECEにフォルダ整理できる人、すごいですね。
僕には、とてもできません。そもそも整理整頓が苦手なので。
MECE（漏れなくダブりなく）にできるなら、確かに効率的でしょうね。整理が得意な人は、チャレンジする価値ありです。
ただし、ファイリングが目的ではないので、過度に時間をかけないように。
また、書類をデジタル化して整理するのはいいと思いますが、本はスキャンするより、はじめからKindle等で購入すればいいのでは。整理の仕方は、人それぞれに工夫がありますよね。MECEの視点での整理は、キチンと整理できない人達の整理術を身につかせる上では有効だと思う。直ぐに欲しい情報を取り出せない人は、そもそも頭の中で、他の情報との関連性の整理が曖昧で、十分にできていないと思う…。この情報は、あの情報と関係するな…という記録を"タグ付け"にて自身の頭の中で整理すること。手持ちのデバイスの"検索機能"を活かす上でも大いに役立ちます。加えて、自身なりのルールを設けて整理すると良いですよね。デスクトップ上にファイルが幾つ以上並んだら整理する…など。無駄な探す時間を極力無くすために習慣づけたいですね。
長期プロジェクトになるとフォルダ内がカオスになるので、ファイルを追加するごとに必ず下記のように整理します。
第三者でも時系列でファイル内を理解できるように、客先別フォルダの中にプロジェクトごとのフォルダを、その中にインプット、アウトプット、構想、図面の4つのフォルダを作りその中のファイル名を以下のようにしています。今日インプットしたものなら、"200813_◯◯対策案_◯◯様より"といった感じです。
そしてファイル名は、多少長くても中身を見ずに何のファイルかわかるようなネーミングが必須です。また、"◯◯_最新版"といったネーミングは避けるべきです。
こうしておけば途中参加メンバーへの引き継ぎも楽です。
Outlookの本文内でファイルの場所を共有する際に、ピリオド.が入っているとURL設定されないのでアンダーバー_で区切るといいです。
同僚の仕事を手伝う際や上司から仕事を任される際には、本人の同意を得てフォルダ階層を上記のように整理することから手をつけます。(みんな散らかったフォルダのままよく仕事できるよなーと毎回感心します。私は頭の回転が遅いので整理されてないと仕事できません。)
