ファイルサイズでかすぎ問題は、Excelを使う際には非常に重要な問題ですが、

Excel以外のツールを使えない現場では、処理部分とデータベース部分を分けて、Excel 4.0マクロを使用するという技があります。

Excel 4.0マクロは、エクセルファイルを開かずに中身を参照することができるマクロです。
データベース部分を書き換えるためには、入力用フォームを別に作ってマクロで転送をするようにして、擬似的なデータベースを構築したことがあります。

とはいえ、こんなにマニアックにシステムを作ると、人員が変わった時にブラックボックス化してしまいます。

クラウドって素晴らしいですね。
学校で導入される日が来るとは思えませんが。