マネジャーが直面する数々の困難

オフィスの作業スペースを減らして、リモートワークを増やす企業が増えている。これはオフィスの賃料を節約し、通勤を減らし、スタッフに柔軟な働き方を提供するための素晴らしい方法になり得る。月曜日の朝にパジャマ姿のままメールの返信ができるのを幸せに思わない人がいるだろうか。
理論上、在宅勤務を導入することで雇用主はこれまで以上に柔軟に、従業員はこれまで以上に自由に仕事ができるようになる。とはいえ、現実はそれほど単純ではない。
在宅勤務の従業員で構成されるリモートチームを率いるにあたっては、数多くの困難に直面する可能性がある。オフィスで働いている時と同じ規則や実践を適用させようとすると、上手くいかないことが多い。在宅勤務は管理の方法もコミュニケーションの方法も、これまでとは大きく異なるのだ。
ひとつ屋根の下に全員が顔を揃えていない環境で、真に協調性に富んだ企業文化を実現することは可能なのだろうか。一般にリモートチームが上手くいかない5つの理由とその回避法を以下に紹介する。

1. 重要な情報が伝達過程で失われてしまう

どんな作業空間でもコミュニケーションは重要だが、すべてのやり取りがチャットやメール、電話で行われる場合はさらに重要だ。口頭でのやり取りがない場合、チームのメンバーがスラックのメッセージやメールの意味を誤って解釈しやすくなる可能性がある。
率直で効果的なコミュニケーションを育むには、模範を示して導くことが必要だ。定期的にチームと連絡を取り、現在進行中のプロジェクトや今後のプロジェクトについて最新の情報を提供しよう。曖昧さを排除し、率直かつ明確に情報伝達を行なえば、チームもそれに倣うだろう。
また、電話の便利さを過小評価すべきではない。電話でちょっと話すことで、メールのやり取りに何時間もかけずに用が済むこともある。直接話すことで不透明な部分をはっきりさせ、スタッフの足並みを揃えることもできる。

2. 責任の所在がはっきりしない

誰に説明責任があるのかが不透明な状態は、リモートチームに大きな影響を及ぼしかねない。メンバーが自身の役割とほかのメンバーの役割を明確に理解していることは、きわめて重要だ。
私の経験では、すべてのメンバーがつねに同じ方向を向き、情報を把握しているようにするうえで、アサナ（Asana）のようなプロジェクト管理ソフトウェアが役に立った。こうしたツールを使うことで、現在進行中の職務や成果について全員が明確な理解を得るようにすることができるはずだ。

3. 熱意が見られない

面と向かってのコミュニケーションがほとんどない、あるいはまったくないと、個々のチームメンバーがどれだけ熱意を持って仕事に取り組んでいるかを測るのが難しい場合がある。在宅勤務をしていると、飽きたり気が散ったりしやすいからだ。
週5日の在宅勤務は、参加率の下落につながりかねない。これを回避するには、ビデオ会議やGoogleドキュメントのようなツールを使ってチームに刺激を与えるといい。停滞している状況を打開し、活性化の糸口をつかむのに役立つだろう。

4. 在宅勤務に不向きな人材を雇っている

すべての人が在宅勤務に向いているわけではない。採用面接では素晴らしい人材に見えた人でも、在宅で作業をするうえで必要なスキルを備えていない可能性がある。チームのメンバー全員が円滑に連携して作業しなければ、バーチャルワークは上手くいかない。
その人の仕事のやり方を知るためには、複数の角度から面接を行うといい。協調性があり、他人の意見に耳を傾け、コミュニケーション能力に長けている人を探そう。
私が面接でよくする質問は「複数のタスクがある場合、どのように優先順位を決めるか」「多くの人が関与し、多くの段階を踏まなければならないプロジェクトをどのように管理するか」などだ。

5. 十分なトレーニングを提供していない

チームを構築したら、次に重要なのはトレーニングを行うこと。スタッフが在宅勤務をする場合は、これがなおのこと重要だ。適切なトレーニングを提供し、仕事のプロセスをきちんと説明しなければ、一貫した成果は得られない。
チームのメンバーがいつでもトレーニング資料にアクセスできるようにし、また彼らが質問をする機会も十分に設けよう。誤解が生じないようにビデオ会議を通して、あなたのやり方とチームでの作業プロセスを、丁寧に順を追って説明することが必要だ。
新たな人材を雇った時はどんな場合もそうだが、とくに在宅勤務の場合は連絡や確認がきわめて重要になる。疑問への答えやフィードバックを得たい場合、オフィスにいればすぐに隣の人に聞いたり上司に確認しに行ったりできるが、在宅勤務のメンバー相手だとそれよりずっと長い時間がかかるのだ。
原文はこちら（英語）。
（執筆：Mandy Gilbert/Founder and chief executive, Creative Niche、翻訳：森美歩、写真：mrPliskin/iStock）
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This article was translated and edited by NewsPicks in conjunction with HP.