年末になり、新たな年が近づくにつれ、多くのプロフェッショナルが「来年改善できること」に焦点を合わせる。誰にでも習慣を改める余地はつねにあるため、一般的な新年の決意は「仕事で生産性を向上する」というものになるのではないか。
すばらしいスタートをサポートできるように、2018年になったらすぐに実行できる生産性に関する27のアドバイスを紹介しよう。まずは前編からお届けする。
すばらしいスタートをサポートできるように、2018年になったらすぐに実行できる生産性に関する27のアドバイスを紹介しよう。まずは前編からお届けする。
1. やる気を高める
生産性の高い人は熱意にあふれているように思えるが、誰もが自然とそうなれるわけではない。やる気を高めるためには、毎朝少し時間をとって目標やいま目指している理由を書き留めよう。なぜ仕事に全力投球しているのか思い出すのに役立ち、意欲が湧いてくる場合がある。
2. スケジュールを管理する
自分のGoogleやOutlookのカレンダーを誰もが閲覧できる環境で働くのは便利なこともあるが、時間管理をしていないと問題を招くことにもなりかねない。他の仕事に充てるつもりだったとしても、空欄になっていると会議を予定に入れるチャンスだと思われる恐れがある。
自分の予定表を他の者の手に委ねず、重要な仕事をこなすのに必要な時間を確保しよう。そうすれば、不意に会議への参加を求められずに済むだろう。
3. 小さな危機を作り出す
プレッシャーがかかることで成長し、最初に思っていた以上のことを期限内にできる者もいる。割り当てる時間を必要だと思うよりも短くすれば、そうした感覚を再び味わえる。取りかかり始めて最終的に締め切りに間に合わせると、集中力が高まることが多い。
4. スマートフォンの通知をオフにする
スマートフォンの電源を完全に切るのは必ずしも実際的ではないが、通知の管理は実際に役立つ。通知がたびたび表示されると、気が散って目の前の仕事から注意が逸れることはほぼ確実だ。
細かなところが大事な仕事を完了する必要があるときは、重要でない通知をオフにすれば、もっと楽に集中できる。
5. メールの時間を予定に組み込む
メールの通知も集中力を途切れされることでよく知られている。通知のたびに対応していると、仕事にのめり込むのが難しくなることは確実だ。
1日中メールに振り回されることがないようにするべきだ。1日の最初と最後に、メール用の時間を予定に組み込もう。そして、特に重大なことが起きない限り、残りの時間は心おきなくメールを無視しよう。
6. 時間の浪費につながるウェブサイトはタイムアウト設定に
Macを使用していて、仕事に不可欠ではないサイトで時間を無駄にしていると思ったら、「SelfControl」アプリを利用して一定時間そのサイトをブラックリストに入れることを検討しよう。
リストに追加するサイトは、指定した時間内は自動的にブロックされるので「完璧なユニコーン」といったミームを探して友人とシェアすることに気をとられずに済む。
Windowsユーザーなら「Chrome」の拡張機能「StayFocusd」や「Cold Turkey」のような同様のアプリを試すことができる。
7. 歌詞のある曲を避ける
プロフェッショナルな職業に就いている多くは、仕事中にはアンビエントな環境音楽を楽しんでいる。歌詞（少なくとも、自分が話す言語の歌詞）付きの音楽は、気が散る恐れがある。
雰囲気作りのためのインスツルメンタルか、音を遮断するホワイトノイズを選べば、仕事を中断してメロディーに合わせて歌いたくならないだろう。
8. なすべきことに最初に取り組む
常識的なことのように思えるが、多くの人はもっと簡単で重要性が低い仕事のほうを好み、しなければならない特定のことを行わない。だが、仕事をやり遂げるのに十分な時間を考慮に入れないと、慌てることになりかねない。
サイクルを断ち切るために、まずはどんなものであっても、つねに最も重要なプロジェクトから始めよう。午後になれば、自分のたゆまぬ努力をありがたく思えるだろう。
9. 2番目に「2分で終わる仕事」に取りかかる
小さな仕事がたくさんありすぎて、ToDoリストをこなせないと思える場合がある。そこで、それを緩和するために、なすべき仕事に対応した後はすぐに終わる仕事に取りかかろう。
リストに終了のチェックを入れると、その行為自体に満足感を味わえる。そして残りの時間、些細なことであまり苦痛を感じなくなる。
10. パターン化する
できるだけ、同じような作業をまとめよう。脳がすでに特定のやり方に慣れている場合は、似たような活動に次々と集中して、それを利用しよう。
11. 会議の時間を25％減らす
現在働いている会社では、会議は欠かせないかもしれない。けれども会議には、引き延ばす価値のない会話であっても利用できる時間枠に合わせて延長されるという嫌な習慣がある。
予定変更を避けるため、会議の時間を25％短縮しよう。その後にまだ重要な話題に取り組むことはあるだろうが、不必要な話し合いを行う可能性は減る。
また、直接会わなくてもいい場合は、会議そのものを取りやめることを検討しよう。そうすればスタッフたちに感謝されるだろう。
12. 立ったままでの会議を検討する
人は椅子に座ると、その空間でくつろぐ傾向が強い。物事を速く進める必要があるなら、スタンディング形式を採用し、椅子を完全に撤去しよう。そうすれば、参加メンバーは落ち着けなくなる。要点だけ言って、いつもの1日に戻るよう促すことができる。
13. 「完璧であること」にこだわりすぎると「良いこと」を実現できない
仕事では、おそらくすべてを完璧にしたいと思っていることだろう。だが「完璧であること」にこだわりすぎると、最終的に逆効果になりかねないし、完璧さはしばしば、幻でもある。特に、すでに良い状態であるものを改善し続けるようとするときはそうだ。
立派な形になっているものにドリルを打ち込み続ける真似はしないように。それよりも他の仕事に移って、完璧ではない「良いもの」が成功するのに十分なくらい良い状態であり得ることを認めよう。
14. 委任やアウトソーシングを行うべき時をわきまえる
ほとんどの事業主はすべてのことを掌握し続けたいと思っているが、それだと負担がかかりすぎる可能性がある。自分が手がける必要がある仕事と、適切なスキルを備えた専門職の者に扱える仕事を知ろう。
仕事を分けたら、すぐに委任またはアウトソーシングして、相手が自分のToDoリストに入れて取りかかれるようにしよう。
※ 続きは明日掲載予定です。
原文はこちら（英語）。
（執筆：Larry Kim/Founder and CTO, WordStream、翻訳：翻訳：矢倉美登里/ガリレオ、写真：vencavolrab/iStock）
©2017 Mansueto Ventures LLC; Distributed by Tribune Content Agency, LLC
This article was translated and edited by NewsPicks in conjunction with IBM.
【2018年】生産性に関する27のアドバイス
