「1時間設定」の会議のうち、9割方は「30分」で終わらせられる ムダな会議を減らし、効率を上げるための2つのポイント
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いまの会社がまさに会議や商談は基本30分な会社です。
それまでは60分がデフォルトだったので、入社直後は戸惑っていました。が、いまでは30分で十分と強く感じます。
ただ、いま60分の会議がデフォルトの会社が明日から「30分に短縮してみよう！」と側だけ頑張ってみても「足りない…」という感想を抱くはず。
それは60分の会議にはムダが多いからに尽きます。
記事にもありますが、会議というのは明確にアジェンダがあり、結論を出し、ネクストアクションまで決めるのが役割。報告などは会議までに資料を作成して読んでおいて貰えば良いのです。わざわざ複数人の貴重な時間を取って報告するのはムダなんですよね。
何故か日本の会議はムダが大量なのですが、改めて複数人が集まる意味とはという原点に振り返るべきだと感じます。
注目のコメント
過去のやり方に固執せずに常識を疑うこと、どうすれば生産性が上がるかをゼロベースで考え実践してみることが大切だと思います。
会議のやり方は単なるHowだなという印象です。記事内容は全くその通り。会議を『情報伝達』『情報共有』のためだと捉えると時間が掛かる。
会議は『協議して決断する場』のみにした方が良い。情報伝達や情報共有はメールやSlackで本来は十分。
なので私は極力そうしています。
ただ、残念ながらそういうコミュニケーションだと情報を受領する側が慣れてないと、ミスコミュニケーションになることがあるんですよね。
なので、Slack等の文字コミュニケーションをしつつ、会議で口頭補足をしないといけないのが現状。早く、口頭補足が不要になるくらいにみんなが文字コミュニケーションに慣れると良いのですけどね。
会議時間は、私は最小単位として10分〜15分を部内では推奨していますが、実践している人はいないですね。私自身くらい。
そこもなかなか慣れていかないと変わっていかないんですよね。。。私も「これならば30分で終わるだろう、あるいはオンラインで充分だろう」と思うことがあります。ただし、この類の論は他責であることが多く、自責に見れば「時間をかけないと、会って話さないと不安である」という相手側の心理を私自らが引き起こしている可能性がある。つまり「短く、非対面でも成立する信頼感を相手から得ていない自分の責任」がある、そう考えると腑に落ちる関係性が多くありました。
