【超実践】「ムダな会議」の減らし方

「時は金なり」、まさしく共感しかありません。上の立場になればなるほど、ミーティングは増え続けますので、工夫はかなり必要だと日々感じます。

どうしてもうまくいかないミーティングの大きな理由の一つは、参加者の準備不足です。メンバーの準備不足により、同じミーティングを仕切り直しで再度実施すると、時間が倍かかってしまう。改めてミーティングの「期待値」を再度クリアにすることが大事。

さらに、期待値まで準備が足りない場合は、ミーティングの日程変更も可能だと伝えてあげることも大切です。下の立場だと、こういう交渉は出来ないと思い込みやすいため。どうしても日程変更不可の場合は、「ここまでしか準備できていませんが、、」と、参加者の期待値を事前に下げてあげることも工夫の一つです。

また、直属の部下との定期的なアップデートミーティングは、例えば毎週実施して、8人直属部下がいれば、週に8つミーティングとそれなりに時間をとります。それぞれ1時間のミーティングを45分に変更するだけでも随分違います。45分で終わらなければとより効率よくディスカッションできますし、残りの15分を予備に残しておくことで、スケジュール管理がしやすくなります。ミーティングの効率化は、社員のハピネスと業績向上に繋がりますね。