仕事で大量に受信するメール、うまく管理する5つのコツ
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大量のメール処理に悩んでいる方の行き着く先、処理方法は同じなんだな、と再認識しました。
・メール確認の時間を決める
・「すぐ返事する」「削除する」「後で対応することを忘れないチェックをつける(フラグで色分けとか)」
この辺を意識して日々メール処理にいそしんでおります。
注目のコメント
これ、個人的には２つほど追加したい。
・メールボックスの整理を止める ― メールボックスをキレイに整理する流派があるのは分かるが、自分はその努力自体が無駄に思えて放置している。メールボックスのサイズ制限があった時代ならともかく、今はとりあえず放置して、後で必要なら検索して見つければ良い。ただし未読は常にゼロをキープ。
・反応するか無視するか即決断・即実行 ― 自分にボールがある状態を防ぐため、すぐに反応するか無視するかを決めて、その場で実行。とりあえず打ち返して相手にボールを渡しておく。無視しても本当に大事ならまた送ってくるかメール以外の手段で伝えてくるので。
以上２つにより「未読ゼロ、かつ既読＝対応済もしくは無視済」という状態が作れるので、既読メールを読み返すことはほぼ無くなる。副次的効果として、どんなに準備しても即レスで返ってくる人間と思われると、送ってくる側がそこまで作り込んで準備せず送ってくるようになるから、全体のコミュニケーションスピード・回転数が上がる。
５年前くらいにレノボでアジアチーム率いてた時にSlack入れたけど、全然使われずメールに戻った。今もTeamsあるけど、基本はメール。たぶん自分含めメールで育った40～50代くらいが引退しないと、伝統的企業の現場では当面メール主役なのは揺るがないかと。「1日に数回しかメールを確認しない人は1日中常にメールをチェックしている人よりも、報告するストレス水準が低いことが示されている。」
それはそうかもしれませんが、緊急の対応を要する場合もあるでしょうし、そうでなくても、相手が少しでも早い返信を求めている場合も少なくありません。自分のストレスを減らすことも大事ですが、仲間にストレスを与えないことも大切です。
私自身は、常にメールをチェックし、可能な限り速やかに返信をするように心がけています。すぐに明確な回答ができない場合には、メールを確認したこと、なるべく早く回答するつもりであること(可能であれば「いついつまでに」と付記して)などを一旦返信するようにしています。以前と比較するとSlackであったりチャット機能があるとわざわざ一言で済むような内容はメールで書かれなくなり、メールの数はだいぶ減りました。ちょっと聞きたいこと、ちょっと反応したいことなど、メールでなくともできるものはチャットの方が早いし流れるのでいいですよね。チャット機能があれば、文字という反応以外にアイコンひとつで反応できますしね。
情報の伝達の主流といえばまだまだメールではありますが、溜め込むとそのサイクルから抜け出すのに時間もかかるために、メールを見たらその反応、返信は後に溜め込まずに即返事を心がけています。後で大量のメールから探すのはまたそれを探す時間だけ勿体無いので、その時の反応を返すが良いと思います。
