「Gmail」は最も機能が豊富で人気の高いメールサーヴィスのひとつだ。そして、それには理由がある。
ところが、その優れた機能の多くが、複雑な設定画面に埋もれてしまっている。これでは数多くある強力な機能の一部を見逃してしまっても仕方ないだろう。そこでこの記事では、少しでも時間を節約して本来すべき仕事に集中する上で役立つ便利な機能を紹介したい。
1: 送信の取り消しが可能な時間を変更する
Gmailの標準設定では、ユーザーが「送信」ボタンを押したあと5秒間の待機時間を経てメールを送信する仕組みになっている。これはファイルを添付し忘れたことに気づいたユーザーが送信を取り消す時間を確保できるようにするためだ。
しかし、5秒という時間はミスを発見するには十分とはいえない。この時間を少しでも長くしたい場合は、「設定」アイコンを選んで「すべての設定を表示」をクリックし、「全般」画面の「送信取り消し」に移動しよう。待機時間を最大30秒まで延長できる。これでも長いとはいえないが（これより長くしたいならメールの送信日時を設定したほうがいいだろう）、1秒でも長くなれば便利だ。
2: モバイルで操作確認の画面を出す
スマートフォンなどのモバイル端末でメールをチェックしたり返信したりするときには、間違った場所をタップしてメールを削除してしまったり、作成途中の返信メールを送ってしまったりする可能性が高い。だが幸いにもAndroid版のGmailアプリなら、特定の操作を実行する前に確認画面を表示させることができる。
アプリの「設定」から「全般設定」を選択し、「操作の確認」に移動すると、削除前、アーカイヴする前、および送信前に確認画面を表示する設定項目が見つかるはずだ。設定を有効にすると、それぞれの操作を完了する前に本当に間違いないか確認する画面が表示されるようになる。
3: タブに未読メッセージ数を表示
Gmailのタブを1日中ずっと開いたままにしながら、新着メールの有無を簡単に確認できる方法がある。「設定」アイコンを選んで「すべての設定を表示」をクリックし、「詳細」を選んで「未読メッセージ アイコン」を有効にしよう。Gmailのタブ内にあるアイコンの横に、未読メールの数を示す数字が表示されるようになる。
この数字は新しいメールが届くたびに更新される。この機能を使えば、Gmailタブを何度も更新しなくてもメールの受信状況を確認できるので、非常に便利だ。
4: 複数のスターを有効にする
特定のメールをあとで簡単に見つけられるようにするために、Gmailのスター機能を利用している人もいるだろう。このスターに複数の種類があることはご存知だろうか。
複数のスターを有効にするには、「設定」アイコンを選んで「すべての設定を表示」をクリックし、「全般」画面の「スター」に移動する。すると、追加できるほかのスターやアイコンを確認できる。
ここで目的のスターやアイコンを「未使用」欄から「使用」欄にドラッグしてほしい。そうすれば、Gmailのスターアイコンをクリックしたときに通常のスターが表示されるだけでなく、続けてクリックするたびに先ほど追加したほかのスターが順番に表示されるようになる。
5: メールの返信とアーカイヴをワンクリックで
ほとんどの場合は返信メールを送信すれば、相手から再び返信が来ない限りアーカイヴしておけばいい。だが、返信メールを送信したあとのクリック操作を減らしたい場合には、次のような方法がある。
「設定」アイコンを選んで「すべての設定を表示」をクリックし、「全般」画面の「送信＆アーカイブ」に移動しよう。この設定を有効にすると、メールの送信後にアーカイヴするという「送信＆アーカイブ」ボタンが、返信メールのデフォルトのボタンになる。
6: キーボードショートカットのカスタマイズ
Gmailのショートカットは時間の節約に最適なツールのひとつだが、標準での設定しか利用できないわけではない。自分のワークフローに合わせてショートカットを変更したい場合は、「設定」から「すべての設定を表示」をクリックし、「詳細」を選んで「カスタムキーボードショートカット」を有効にしよう。
この変更を適用するには、「変更を保存」をクリックしてGmailを再読み込みする必要がある。その後、再び「設定」アイコンを選んで「すべての設定を表示」をクリックすると、「設定」ページに「キーボードショートカット」という新しいサブタブが表示される。
このサブタブにアクセスすると、Gmailで実行できる多くの操作と設定済みショートカットの長いリストが表示される。ほとんどの操作には事前にショートカットが割り当てられているが、デフォルトのショートカットを変更したり、独自のショートカットを追加したりすることが可能だ。
ただし、新しく作成したショートカットを適用する前に、そのショートカットが既存のショートカットと競合していないことを確認してほしい。
7: 標準の返信操作を「全員に返信」に切り替える
Gmailで最も危険なカスタム設定は、返信メールを作成すると元のメールの送信先に設定されていたすべての人が自動で送信先に設定される機能だ。元のメールの送信者だけに返信する選択肢もあるが、「全員に返信」ボタンがより目立つようになる。また、通常の「返信」ボタンを見つけるためにメニューをクリックしなければならないこともある。
この機能は、日常的に複数の人を送信先に設定している場合にはとても便利だが、利用には注意が必要だ。また、CC欄に設定されていた全員に返信メールを送ってしまい、恥ずかしい思いをしたり、ほかの人に迷惑をかけたりする失敗が起きやすい。毎日少しでも時間を節約したい人にはぜひ使ってほしい機能だが、設定後は十分に注意してほしい。
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TEXT BY ERIC RAVENSCRAFT
TRANSLATION BY TAKU SATO/GALILEO