1つの依頼に2人の担当が就く仕組み
深澤修一郎氏（以下、深澤）：話を進めていきたいと思います。
先ほどの法務チームでタスク管理をしているというところですけど、この部分はどのようにやっているか教えていただけますでしょうか？
三浦修平氏（以下、三浦）：サイボウズの法務チームでは、基本的に1つの依頼のタスクに対して2人の担当者がアサインされる仕組みになっています。そのタスク管理アプリ上で自分が一次担当者か二次チェック担当者のいずれかとして登録されると、自分のところに通知が飛んできて、自分のタスク一覧に表示される仕組みになっています。
深澤：二人一組で管理しているんですね。それはどんな理由があるのでしょうか？
三浦：大きく2つありまして、1つは2人でチェックしたほうが回答の品質が上がるよねというところ。これは他社さんもよくやっていらっしゃるのかなと思いますけど。そういった回答品質の低下を防ぐことが1つです。
もう1つが属人化を防ぐということで、もし1人しかアサインがされていなければ、その人が休んだタイミングで他の人がフォローに入るのにコストがかかってしまうと思うんです。基本的に2人でアサインされて2人でミーティングに参加するようなかたちにできれば、もし急なお休みがあったとしてもすぐにフォローに入れるということで、働きやすさを実現するための手段としても機能しているかなと思います。
深澤：ありがとうございます。確かに二人一組であればこの2つの問題は防げそうですね。自分たちでこのアプリケーションを作られていると思うのですが、二人一組用に作られているのが工夫されている点だと感じました。ありがとうございます。
kintoneの集計機能を活かしたメンバーの工数管理
深澤：チームメンバーの工数管理を行っていると伺っていましたが、どうやっているか教えていただけますでしょうか？
三浦：先ほども紹介した日報アプリというものを準備していまして。こちらに自分のタスクのレコード番号と時間を記録して、1日に各メンバーがどの業務にどれだけの時間を割いたのかが一目でわかるようにしています。
登録する際にはタスク、ミーティング、採用関連業務や事務処理といった業務カテゴリごとにも登録することができまして。そういったかたちで各メンバーの業務状況を記録しています。
深澤：一人一人の1日の業務内容を一覧で見られるんですね。他にはどのように利用されているのでしょうか？
三浦：kintoneの便利なところとしまして、集計がかなり容易にできるというところがありまして。日報アプリ上で先ほどご紹介したような業務カテゴリごとにタスクを登録しておくと、例えばミーティングにこの期間でどれだけのチーム全体の業務割合を占めているか、といったものが一瞬でグラフ化できます。
こういった情報を参考に、ちょっとミーティングに時間をかけ過ぎだなということが分かれば定例のミーティングの回数を減らしてみたり、そういった細かい業務間の工数割合の調整をかけるためのファクトとして使っていますね。
深澤：確かにこう可視化してみると、どこを改善すればいいのかが非常にわかりやすくなりますよね。ありがとうございます。
契約書雛形の管理方法
深澤：その他の法務業務に関わる情報もkintoneで管理されていると伺っていますが、どんな方法で管理しているか教えていただけますでしょうか？
三浦：こちらは契約書の雛形管理アプリということで、他社もだいたい典型的な契約は雛形を準備していると思うんですけど。その雛形のデータの最新版と過去に改訂した履歴のファイルとを合わせて1つのレコード上で管理しています。そこに使用上の注意点があれば用途のフィールドなどを準備してそこに残しています。
深澤：なるほど。これは他部署にも公開されて使えるようになっているんですか？
三浦：この雛形アプリは基本的にクローズで、法務チーム内だけで管理しているんですけど。ただ、特によく利用される雛形で、別に全社公開しても特に問題がなさそうなものについては別のアプリで公開していますね。
深澤：雛形によって使い分けているのですね。ありがとうございます。あとは商標管理とかでも使われている伺っていますが、どのように利用しているのでしょうか？
三浦：例えばここに映っているのはコーポレートロゴなんですけど、国だとか区分とかによって申請の出願状況とか登録状況が違ったりするものについても、1つのアプリ上で管理しています。同じロゴであれば他のレコードを関連レコードとして引っ張ってきて一覧で見られたり、なるべく効率的に商標を管理しようということでアプリ管理をしています。
深澤：確かに商標は国とか区分によって取得している、していないというのがありますものね。
出社しなくてもできるリーガルリサーチ
深澤：続いてはリサーチ業務や、外部の専門家とのやり取りですね。テレワークで業務をしていると、調べ物や他社の方とのやり取りは、ちょっとやりづらいところが出てくるのかなと思います。例えばリサーチだと、書物などを見て調べたりすると思います。そうすると会社に置いてある本などを見なきゃいけなくて、そのためには出社する必要がありますよね？
あとは外部の専門家に直接お会いして話を聞く必要があったりと、そういうことが想像できるのですが、どのように行っているかを教えていただけますでしょうか？
三浦：ここは法務チームでも、わりとハードルになったところかなと思っていまして。当然ながらオフィスに基本書があるので「わざわざその本を読みに行くためだけに出社するのか」というのはあります。でも、そのまま出社しないと必要な専門知識が吸収できないのは、すごい大きなハードルかなと思っていました。
もちろんその物理的な本とかを自宅で読んだりとかは今でもあるんですけど、できる限りそういった出社コストをかけないために導入したものとして、オンライン書籍のサービスがあります。
BUSINESS LAWYERS LIBRARYというサービスを弊社でも使わせていただいているんですけど、なるべく出社せずにそういったリーガルリサーチをできるような仕組みを今回は検討して導入したりしましたね。
深澤：このサービスは、アマゾンのKindleの法務版みたいなサービスですかね。
三浦：まさにそうですね。オンラインのブラウザ上で法律関連の書籍が見られるような感じです。
深澤：なるほど。こういったクラウドサービスも、法務チームでは利用されているのですね。
過去のやり取りを残して共有できるkintoneのゲストスペース
深澤：外部の専門家とのやり取りは、どんな方法でやりとりされているのでしょうか？
三浦：外部の専門家は主に弁護士とか弁理士の先生になるんですけど、そのやり取りは基本的にkintoneのゲストスペースというサービスを使っています。
ゲストスペース上にはスレッドを個別に立てて、そこで掲示板みたいなかたちでコメントのやり取りができるんですけど、依頼ごとにスレッドを立てて各先生に相談しています。
このようなスレッド上で、「こちらのドキュメントを翻訳してほしい」といったかたちで依頼をしたりとかしていますね。
深澤：確かにこういった外部の方とのやり取りはメールでやり取りをしますけど、けっこうクローズドになってしまったりしますよね。
三浦：そうですね。メールと違った利点としては、そのゲストスペースには過去のやり取りが残っているという状況になるので、事後的に入ってきたメンバーも見ることができます。メールの場合は、その時にいなかったメンバー宛てにメールを送ることは当然ながらできないと思うんですけど。
そういった意味で、他のメンバーが過去のやり取りを参照できるので。特に弁護士事務所への相談とか、同じことをもう1回聞き返しちゃうと当然ながらコストの無駄になってしまうので、そういったことがないように過去の相談履歴をちゃんと残せるようになっているのがすごいメリットかなと思いますね。
深澤：ありがとうございます。誰でもがやり取りを見れるように、オンライン上で管理されているんですね。
依頼者のコストを減らすことが、結果的にリスク発見につながる
深澤：こういった方法でテレワークをするためにアプリケーションを使って業務改善をされていますけど、そもそも業務設計を整備する上で何か意識することがありますでしょうか？
三浦：そうですね。テレワークという文脈に限らないんですけど、法務チームで業務設計やアプリケーションの連携を考えていく上で大事にしている考え方が3つございます。
1つ目は、「依頼者の手間を減らす」ことです。とりあえず法務としてはリスクが会社のどこにあるのかをちゃんと把握しないといけないという中で、そのための相談のコストやハードルをいかに下げるのかが、リスクの迅速な発見につながります。
例を挙げると、下請法対応で3条書面を必ず出さないといけないよというので、担当者には当然苦労をおかけすることになると思うんですけど。
それはやっぱりリーガルのコンプライアンスとしてやらないといけない。担当者にもそれを求めていかないといけない時に、どれだけ対応コストを減らす仕組みを作れるかが、法務の想像力というかクリエイティブの発揮のしどころかなと思っています。
そういった観点で、やっぱり依頼者の手間を減らすことを非常に大事なポイントとして位置付けています。
働きやすい環境をつくる「可視化」と「共有」
三浦：2つ目は、「タスク管理を容易にする」ということです。依頼仕事が日々やって来る中で、依頼者に対して約束した日までに回答しないといけないという短納期のタスク管理ももちろんですし、〇〇法対応などの中長期のプロジェクトも並行して回さなければならない。
なので、そのタスク管理のコストをいかに下げるようにしていくかを意識しながら、法務相談箱に依頼を全部集約させたり、タスク管理アプリにタスクを全部集約させたりしています。
3つ目は、「情報を可視化・共有する」ということです。法務相談箱を全社に基本的に公開していたり、もちろん法務チーム内だけでも積極的に情報公開しています。なるべく容易に、かつ常日頃から可視化や共有をすることで、引き継ぎもしやすくなったりするので、働きやすい環境を作るための努力としてかなり心がけていますね。
そんな3つのポイントに注意しながらアプリケーションを作っています。
深澤：ありがとうございます。どれもとても重要なポイントだなと思って聞いていました。
有事と平時で使うシステムが変わらない業務設計
深澤：こういったポイントを押さえながら業務設計をされているのかと思いますが、テレワークを実施してみて、大切だと思ったことがありましたらお話いただければと思います。
三浦：テレワークを実施してみて大切だと思ったこと、この半年ぐらい体験してみて思ったこととしまして、1つ目は「有事と平時で使うシステムが変わらないような業務設計をしておくこと」が重要だということですね。
今回のコロナウイルスの影響で、段階的に感染者が増えたりした中ではあったと思うんですけど、時期的に見ると2月の末からガーッと一気に盛り上がりまして。その間に新しいシステムを入れることはなかなか難しかったと思うんですね。
今回特に大きなトラブルなく移行できたのは、やっぱりテレワークをすることになったとしても使うシステムは基本的に共通のクラウドサービスを使っていたこと。もともとkintoneなどを使っていたからこそ、あまり慌てずにいけたんじゃないかなと思います。基本的に有事と平時では変わらないシステムであったり、業務のプロセスを変えないことが大事かなと思いました。
2つ目としましては「常日頃からクラウド環境で業務を行う」ということです。1つ目とも関連するんですけど、法務の対応は基本的に、「過去にどういう回答をしたか」というナレッジが非常に大事だと思うんですね。つまりどういう契約書を結んだかとか、どういう回答をしたかを常に参照できないと業務にならないところもあると思うんです。
そういった時、オフィスにしか情報が残ってないとリモートワークで仕事にならないようなことになると思うんです。そういったことがないよう、常日頃から基本的に業務のフローはクラウド環境上で行ってナレッジを溜めていくということで、いざテレワークに急になった時にも、クラウドに見に行けばいい状況にしておくことは非常に大事かなと思っています。
クラウド化が引き継ぎコストを抑える
三浦：最後の3つ目について、「テレワーク環境の整備はプライベートの充実に資する」ということで。
今年の4月に第1子を授かりまして、私は5月から1ヶ月間育休をいただいていたんですけど、コロナの影響でリモートワークになってその真っただ中だったので、1ヶ月休むとしたら当然引き継ぎもしないといけないという状況にありました。
私の前職だと、引き継ぎする時は土日返上で引き継ぎ書を作って、それをみんなに展開してみたいなことをやっていて、部署異動する時はかなり大変だった記憶があるんですけど。
今回は基本的に過去の対応履歴なども全部kintone上に残っているので、もちろんまったく引き継ぎしなくていいということではなかったですけど、「このレコード上にこういった情報があるから」というのをある程度まとめておけば簡単に引き継げるということで、引き継ぎのコストがすごく低く済んで、楽をさせてもらったというのがありましたね。
深澤：確かにオンラインでやり取りの履歴を残しておけば、引き継ぎもかなりしやすそうだなと思いました。育児と仕事の両立も、今は在宅勤務やテレワークができるからだなと今聞いてて思いました。ありがとうございます。
「家では業務ができません」が最大のリスクになる
深澤：ではそろそろお時間が迫ってきましたので、三浦さんにまとめをお願いしたいなと思います。
三浦：今回Cybozu Daysのテーマが「エゴ＆ピース」ということで、それにかこつけて言うと、私の場合のエゴは育休をいただいたりとか子育てに時間を割きたいなということで。それが実現できたという意味で、リモートワークの環境が整っていることに非常に助けられているというのがあります。
ただ、そういった文脈もあるんですけど、別の文脈でもすごく大事なことだと思っています。法務はリスク管理をしないといけない部署だということになると、何か有事があった時に「すみません、家だと業務できません」という状況だと、やっぱりリスク管理部門として致命的なことだと思っています。
弊社のクラウドサービスの場合、いかに安定的にお客様に提供し続けられるかが大事ですが、法務部としても、社内のクライアントに対して継続的に法務サービスを提供し続けられる体制をいかに整えていくかというのが大事かなと思いました。
そういった意味からしても、テレワークは非常に重要な話かなと思うので、テレワークを導入する時に上長などへの説得が大変だとなったら、まずはこのリスク管理の観点での必要性を説明していただくと。そして、裏ではちゃんと自分のプライベートも大切にできるようなかたちでうまく両立させていくと、良い導入につながるんじゃないかなと思っています。
深澤：素敵な話、素敵な取り組みをご紹介いただきましてありがとうございました。以上で本セッションは終了です。少しでも本セッションの業務の内容が参考となっていれば幸いです。みなさんご清聴いただきまして、誠にありがとうございました。
三浦：ありがとうございました。
（会場拍手）
