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会議の効率を上げるノウハウは昔から同じようなハウツー本が出ては消え、出ては消え。そうなると根本的な問題があると言わざるを得ないです。
そんな時におすすめなやり方は3つあります
1 会議そのものをなくす
2 オンラインに変える
3 出欠を出席者の意思に任せる
目的にもよりますが、いったん会議そのものをなくすと、本当に必要な会議だけは内発的に復活します。必要だと思う人が、必要な人だけを集め、必要な時に実施する。
お互いにメリットある会議しか残らなくなります。
つまり、部長が上で部下が下、と言う意識そのものが無駄な会議を生んでいると言えます
会議は、仕事した気になるためじゃない。

もちろん、仕事しているフリをするためでもない。

会議の目的とゴールイメージは当然のこととして、参加を求める理由、期待することは、極めて重要ですよね。

参加者は、ただ参加しているだけではなく、会議に貢献するべきです。思考停止して、無駄な時間を過ごさないようにしましょう。
会議の主旨、位置づけによって異なると思うが、"定例会議"という会議は、大抵は形骸化する…。他者と"会い集う"機会をどう活かすかは、事前の設計が最も大事になる。主催する側に立つ場合は、4つ「P」を心掛けたい。Purpose=目的・位置づけ、People=参加するべき人(参加資格を有する人)、Process=会議の進め方、討議方法、Product=期待される成果の定義。
最後の「P」である"Product"を明確に定義した後、Process →People→Purposeの逆順で各"P"のポイントを抑えているかを確認していくと、ワークショップやブレストのような会議体を機能させる設計ができるようになると思う。シンプルだけど、既存の会議がうまくいっていないと感じたら、4つの視点で見直してみたい。その会議体の必要性や改善すべき点を見出せると思う。
ゴール達成のために効率化して進めることはとても重要ですが、効率的な会議をするためにも会議自体で安心して発言ができる心理的安全性を予め担保していくことが必要ですね。
会議そのものをやめる、もしくは減らすことが、一番有意義です。

※個人的な見解であり、所属する会社、組織とは全く関係ありません
既存の環境から変化したのだから、これまでの概念を引っ張らずにいいと思った取り組みはやっていけるといいなと思います。
マッキンゼー・アンド・カンパニー(McKinsey & Company, Inc.)は、シカゴ大学経営学部教授のジェームズ・O・マッキンゼーにより設立された、アメリカ合衆国に本社を置く大手コンサルティング会社。ドイツポストの経営権を握っている。米国、欧州、アジア、南米、東欧など世界60カ国に105以上の支社を持つグローバルな戦略系コンサルティングファーム。 ウィキペディア