9割の人が知らない「退屈な会議からがっちり学びを得られる」最強の方法
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◆議事録は会議の目的と結論を書ければよい
議事録をうまくとる方法についての記事。「会議の文脈(コンテクスト)を理解して、それにそった情報を取り出して議事録を書く」というのが主旨で、文脈は事前にある程度わかるので先に事前に作れるところは作っておいて、抜け漏れをなくすとよい、また文脈を読む訓練によって多くの学びがあると著者は書いている。
会議の文脈を読んで議事録が書けるというのはかなり上級者だが、ここで書かれていることは本質的だと思う。本来会議の目的に沿って情報を整理すれば議事録作成はそれほど難しくない。極論すればて会議の目的に対して結論がどうだったか、その結論に至った根拠は何か、そしてこれから何をアクションするかが書かれていれば議事録は完成する。書いてみればわかるが、書くために必要な情報は思った以上に少ない。あまりにもシンプルになりすぎて「これでいいのか」と不安になるくらいだ。
結論に至るまでの議論は確かに重要だが、本質的に残すべきコンテンツはこの文脈にそった内容のみ。だから会議の目的がきちんと理解できていて、それに対する議論と結論を見いだせたら書ける。難しいのはそこに至るまでノイズが多い事(それくらい会議で無駄があるともいえるが)。ノイズを聞き流すことができれば会議が終わった頃には議事録はロジカルにかけている(結論に対する論拠を論理的思考で示せる)だろう。
まず一番大切なのはこの会議の目的(何を決めるのか)をしっかりと捉えていること。確認すべきことはこの目的とその結論を明確にすること。これができれば最低限必要な議事録は書きあがる。そしてそれが書けるようになると無駄な情報がいかに多いかもわかるようになる。全員が目的に集中すれば会議はもっと生産的なる。議事録が書くのが難しいのは会議体の運営の難しさの裏返しでもあるということだ。
