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中止にするわけにもいかないので事後でよいと思いますが、費用の妥当性についてはなんらかのチェックが入った方が良いと思います。身銭なら企業自身で無駄がなかったをチェックしますが、税金だと自身でチェックするインセンティブはわかないと思うので。

500か所で450億だと、単純計算で1か所8000万円ということになる。

貸し会議室で数十万円~高くても数百万円、人件費2万円✕100人✕準備日程含めて3日だとしても600万円(そんなに動員してないと思いますが)。

資料印刷もバカにならないとは思いますが、数百万円単位にはならないだろうと考えると、一ヶ所数百万円で開催できるし、無駄遣いしようと思っても1000万円が限界では?

と思うとやっぱり何にそんなに金が使われたのかは気になるし、もしそれが誰かの私腹を肥やしているのであればよくない。
中央省庁の行政文書としての情報開示は、基本的には年度が終わってからが本格的な登録。進行期間中の情報開示は、担当者も情報整理が行き届いていないため、要望通りの開示はなかなか難しいと思います。

従って、この問題は、行政側からすると、やや無理を言われていると思っている可能性が高いです。

この問題は、突き詰めると、事業を丸投げするやり方が良いのか、その情報開示のプロセスが的確なのか、という話になります。

仮に不完全でも、丁寧な対外説明をしていく姿勢が行政側には求められます。
行政が契約すれば直接税金が支払われることになるので情報公開請求すればだいたいの額は把握できますが、民間同士の契約になると公表されないのが一般的。行政の業務委託先が民間ということで、お金に関することが全て見えなくなる、というのは税金が使われている事業として、心配ですね。