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今回からいよいよ「生産性2倍の会議術とプレゼン術」の実践的ノウハウ編に入ります。今回は、前田さん自身が会議の連続である会議ジプシーから脱した方法と、自分の主宰するチーム会議を効率化する方法です。

ムダな会議って、多くありませんか? ムダな会議があるのは、組織にとって危険な状態だと前田さんは指摘します。でも、会議の本質を考えると、会議時間は大きく削減できること、時間は30分が最適だそうです。その理由が秀逸です。

しかし、前田さんの会議ノウハウの素晴らしさは、単に時間を削減する、生産性を上げるだけではなく、部下を高速で「仕事ができる人」に育てる会議術でもあることです。

部下を高速で育てることができれば、自分に大きな時間が生まれ、自分がやりたいことができるようになります。部下を育てると一言で言っても、すごく難しいと思います。

でも、前田さんは部下育成も、提案資料のフォーマット化と部下によるファシリテートで見事に実現させています。そのノウハウは、明日の記事で明らかになります。ご期待ください。
「会議はとりあえず1時間」というなんとなくの慣習は、「出社はとりあえず9:00-17:00」という考え方と同じで、untilの発想によるもの。byの発想、逆引きの発想で、「これを15分以内で決める」といった会議の設計がされたことがない会社や人は結構あるんじゃないだろうか。

たとえば会議を立って15分で終わらせるハドルみたいな形式もあるし、開始時間が厳守されない(=忙しい人に左右される)場合を考慮して16:00-16:30とかではなく16:05-16:25と前後にバッファーを持たせるなど、時間の決め方だけでもノウハウはたくさんあると思います。

ランサーズでは最近、目に見えるタイマーを全会議室に導入しましたが、それだけでもけっこう生産性があがります。

でも、なんだかんだで一番は、会議を設計すること。これに尽きる。会議を設計したことがない人は、アジェンダをつくって、一度徹底的に会議を設計してみることから始めるのがよいと思う
「30分会議」(15分インプット、15分アウトプット)という設計。

「15分」というのはマジックナンバーだと思います。講演なんかでも最初のトピックが15分を過ぎると明らかにアテンションが下がっていくのが良く分かります。ワークショップでもレクチャーは最大15分までに設計しておくと「テンポが良い」という印象を残せることが多いと感じます。

*****
人間の集中力は15分単位だからです。
学生時代、学校の教員を目指していましたが、授業はなぜ45分かというと、人間は15分単位でしか集中力が持たないからです。それで、小学校の授業は15分単位で何かしらのアクションをさせます。例えば、教科書を読む時間15分、ノートに書く時間15分、話し合う時間15分などと切り分けてカリキュラムを組みます。同じように、会社の会議も15分でアクションを区切ったわけです。ちなみに、1時間という長いプレゼンをするときも、15分置きに話題を切り替えます。15分程度で聞き手の集中力が途切れてくるなと実感するからです。
「30分会議」では最初の15分はインプットですが、ここは短縮化するよう心がけて、10分で終われば残りの20分はアウトプットに充てたり、アウトプットも早く終われば合計20分で解散にします。
"あらかじめGoogleカレンダーに適宜「自分のタスクのための時間」として余白を埋めていくことが効果的でした。"
カレンダーの主導権を握るのは自分です。勇気を持って主導権を取り戻しましょう。特に説明もなく意図不明に招集されたような会議には出なければいいのです。
会議は基本30分ですね。あと自分の時間確保のためのスケジュールブロックも欠かせない。
インプット15分、アウトプット15分というのは一番集中できる気がします。今回も参考になります。

以前、知人のススメで予定表を30分から15分刻みに変えたのですが、15分単位でスケジュールを考えると、今まで30分かけていたものは15分にでき、60分かけていたものは45分にできることが増えました。今までいかに無意識に時間をかけていたかがよく分かりました。
おおいに共感。でなくて良い会議は出ない、という当たり前のことがなかなかできない。特に会議に主導権がないからですね。

私はブラジルにいるので時差を理由になるべく会議に出ないで過ごせています。頻度を減らしても困ることがあまりない、というのが実感。
つまり、相手は主導権を握られてしまったですね(笑) 全体最適では無くて自己最適な手法は広く使われると疲れちゃうんですよね〜

、、、、、、、、、、、

また、自分から会議を依頼する場合は、自分にとって余裕ある時間を2つ、3つ提示して選んでもらう。先方から時間指定で依頼された場合は、好ましくなかったら、都合良い時間を逆提示します。

これでかなり会議時間の主導権を握れるようになりました。
「そもそも会議とは、「関係者が集まって相談して、物事を決定する」ことです。要するに、会議のリターンとは意思決定のことです。意思決定というリターンの最大化以外のことに時間をかけるのはムダです。「会議は情報共有の場」と思っている人もいるでしょうが、そうではありません。」(記事を編集引用)

会議とは議論discussionの場であり、議論は結論を出すことが大前提となる。それゆえ、前田鎌利さんが提唱する「15分インプット―15分アウトプット」の30分会議は、人間の集中力、瞬発力の発揮という意味でも理にかなっている。

いっぽうで、このような会議のみに偏ると、たいせつな「何か」がそぎ落とされる可能性もある。無駄な会議を整理して余った貴重な時間を、じっくりと「何か」に向き合う場づくりが大切になる。ここは対話dialogueの場であり、否定せず、結論を求めず、一緒に探索するプロセスが決定的に重要となる。対話が自然に醸成される社内サードプレイスを創れば、「何か」がイノベーションやクリエイティビティの貴重な種に変容するかもしれない。
えー、今も、情報共有が目的の会議に出ながら、暇つぶしにNPみていますが、
情報共有のための会議に関しては、前田さんをしても、ふたつの視点をコメントされていて、そりゃあ、情報共有が目的の会議、なくならないよな、と思っちゃいますね。

『やはり「情報共有が目的の会議」はムダ』
『実際のところ部下の学びや社内ネットワークの拡大につながります』

ただ、事前に資料をおくる、というのは、よく言われますが、とてもいい方法ですよね。
というか、会社でやるような定例報告でそれをやる気力がわかないんですが(だから、無くせばいいと思うんですが、今日の会議とか)
たまに、強烈に誰かに何かを伝えたいときがあって、そういうときには、必ず、事前に資料を送ります。もう、聞いてほしくて仕方ないですから。
報告を聞きたい人が主催するんじゃなくて、報告をしたい人が主催する、というイメージです。
この連載について
独自の視点と卓越した才能を持ち、さまざまな分野の最前線で活躍するトップランナーたち。これらのイノベーターたちは今、何に注目し、何に挑んでいるのか。毎週2人のイノベーターたちに、さまざまなテーマで大いに語ってもらう対談企画。