年末になり、新たな年が近づくにつれ、多くのプロフェッショナルが「来年改善できること」に焦点を合わせる。誰にでも習慣を改める余地はつねにあるため、一般的な新年の決意は「仕事で生産性を向上する」というものになるのではないか。

すばらしいスタートをサポートできるように、2018年になったらすぐに実行できる生産性に関する27のアドバイスを紹介しよう。続いて後編をお届けする。

2018年に役立つ、生産性に関する27のアドバイス(前編)
15. 職能開発を怠らない
地位に関係なく、学ぶべきことはつねにもっとある。職能開発は、新しいスキルや視点を身につけ、能率を高めるのに役立つ。新しい能力によって生産性を高めることができるなら、その能力の習得のために努力しよう。
スケジュールに応じて、講座を受講したり、無料のオンラインリソースを探したりすることは可能だ。今日は何か新しいことを学ぶと誓おう。
16. 自動化を採用する
テクノロジーが進んだ現代社会では、メールや提案、配送料の見積もりなど、プロセスを自動化する選択肢がたくさんある。自動化できる仕事があれば、検討しよう。ToDoリストの項目が大幅に減る可能性がある。
17. 購読会員とフォローをやめる
ニュースレターやTwitterのフィードがもう役に立っていないなら、購読会員やフォローをすぐにやめよう。そうすれば、受信トレイとフィードがすっきりし、役に立つ情報がすぐに見つかり、受信トレイの管理に専念しなくてはならない時間を減らせる。
効果を最大にするために、このプロセスを毎週または毎月繰り返そう。
18. 自分自身をチェックする
最低でも週に1度は、自分の気持ちを評価して自らをチェックし、後に引きずるかもしれない負の感情をなくすために、計画を練ろう。
セルフケアは生産性の点で大事なので、オフィスでもっと仕事をこなすという名目で、自分自身をなおざりにし続けないようにしよう。
19. 「ノー」と言う戦略をとる
すべての仕事を引き受けていると手に負えなくなるが、断るとそれがストレスの種になりかねない。
もっと気軽に「ノー」と言うために、メールのテンプレートやスクリプトなど、事前に戦略を立てて会話を簡単なものにしよう。これで、話し合いに費やす時間を減らす一方で、要点を効果的に伝えられる。
20. デュアルディスプレイに投資する
フルサイズのPCディスプレイが2台あると、信じられないほど役に立つ。文書を作成しながら報告書を参照しなければならなかったり、何か他のリソースと動作を組み合わせたりする場合は、なおさらだ。
画面が大きいほどテキストが読みやすくなるし、2台のモニターがあれば、ページ間の移動やアプリケーションの切り替えをたえず行わずに済むので、投資するに値する。
21. スタート地点でこだわらない
人はプロジェクトを開始するとき、最初から始めるのを既定路線にしていることが多い。だが、行き詰まったら、恐れずに導入部分を放棄して、別の部分に焦点を合わせよう。
文書の真ん中、あるいは場合によっては最後から始めたほうが容易なこともある。うまくいっていないなら、特定の順番に縛られないように。
22. テンプレートを使用する
同じ文書を何度も作成しているなら、時間の無駄だ。もっともよく使用するフォーマットやコンテンツの種類に合わせてテンプレートを作成するか、ダウンロードしよう。わざわざ一からやり直さずに、テンプレートを使って開始すればいい。
23. とにかく保存する
長い文書や報告書に取り組んでいるなら「保存」ボタンをできるだけ頻繁に押そう。多くのプログラムには自動保存機能があるが、かなり遅れる場合がある。それまでの作業が水の泡にならないように、重要ポイントの後には毎回保存する習慣を付けよう。
保存するには、アイコンをクリックするか、キーボードショートカットを利用すればいい。どちらも1秒しかかからない。複数段落の情報を書き直さないで済むなら、そうするだけの価値がある。
24. キーボードショートカットを学ぶ
キーボードショートカットを学ぶことを最優先にしよう。信じられないほど時間の節約になり、ほぼすべてのプログラムで利用できる。よく使用するアプリケーションに関連するものからスタートし、ゆくゆくはフル活用しよう。
25. ニュースを無視する
ニュースに遅れずについていくのは基本的に不可能で、一般的に言えば、時間をつぶすことになる。それに、つまらないニュースや信頼できないニュースの場合もあり、脳にとって必ずしもすばらしいものではない。
自分を大事にし、簡単に生活のすべてを占めかねない大量のニュースを避けよう。そうするだけの価値はある。
26. マルチタスクを止めよう
結局のところ、マルチタスクは私たちの多くが何らかの時点で夢中になる神話のようなものだ。注意を分散して複数の作業間でせわしなく切り替えるのではなく、当座の作業に集中すれば、生産性が上がる。
27. Excelを駆使する
Microsoft Excelはいたるところにあり、ほとんどの者が職業人生で定期的に遭遇する。だが、専門職の者でExcelの真のパワーユーザーはほとんどいない。
1時間もあれば、ピボットテーブルやグラフ化、VLOOKUP関数のような高度な機能を利用できるようになる。いずれも、事業を分析する能力を生かして、数分でデータを視覚化するのに役立つ。こうした能力を無視してはならない。
原文はこちら(英語)。
(執筆:Larry Kim/Founder and CTO, WordStream、翻訳:矢倉美登里/ガリレオ、写真:themacx/iStock)
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This article was translated and edited by NewsPicks in conjunction with IBM.