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ミスはつきものとは言うものの、システムが極めてまずいです。

一般人のプライバシーに関わる情報は、最低限ダブルチェックをすべきです。
上司の許可を得ずに配信したということは「配信できた」ということで、ダブルチェックが機能していません。

上司の承認印のないものは、配信者が配信してはならないようにすべきでしょう。

DV案件などでも、役所の職員が間違って閲覧禁止がかかっている住民票を加害者に見せてしまったために、加害者が被害者の住居地に追いかけていった例もあります。

抜本的にシステムを見直して下さい。
これはかなり酷いですね。
一人の女性の人生を壊してしまいかねない。

日経だと以下のような報道が出ています。
「文面を入力する権限の無い男性巡査が上司の指示で入力して送信した。上司は内容を確認していなかったという。」

これが事実だとするとこの上司の責任が問われます。
また権限の無い人間が送信できてしまうのもシステム上欠陥がありますね。
またですか!
機密情報の保護というより、一般常識の欠如ですね。
謝れば良いという問題じゃない問題が、多い気がしますね、、、
大人の品格が崩れまくっているのでしょうか?