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事実!一流のメールは驚くほど「感じがいい」

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私が外資系企業に転職した当時、上司に言われたことで印象に残っている言葉。それが、「相手の受信ボック…
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メールは「短く簡潔に」が基本。長いメールは、結局何が言いたいねん、という感じになることが多い。
気を付けていることは3つ。

1)そもそもそのメールを出すべきかどうか
なぜメールにするのか、直接の方が良いのではないか、などまず立ち止まってそもそもメールという手段なのかを考えます。

2)メールは短く、わかりやすく、ポジティブに
関係性があれば、3行メールを心がけます。長いのは個人的には厳禁。相手は読みません。そして必ずポジティブに返すこと、ポジティブな言葉を使うこと。

3)レスポンスタイムを極力短く
とにかく反応すること。相手が必ずレスポンスをしてくる人間であれば、それがToDoにもなるので、タイムラグをなくし、仕事を迅速にする効果もあります。

これでメールにかける時間は圧倒的に減り、かつ相手とのコミュニケーションも円滑になります。ただし勝負メールは圧倒的に言葉を選び、いつもよりは2倍時間をかけますね。
出来る人のメールは本当に参考になるので、受け取るととても勉強になるので、技を盗みまくるのが良いと思います!
もうLINEとかslackとかだけでやり取りしたい
メールを一往復半で終わらせる、に強く共感。内容が薄いメールが何度も飛び交うと後々再確認でメール掘るのが大変です。
件名にもこだわってほしい。
いつもくどくてすみません。おっちゃんが社員にゆわれて傷ついた言葉→「しゃちょーの話はクドい」。

・・ちょい待たんかい!あのなぁなんでおっちゃんがオマエらに何度も何度も同じ話をクドくせなあかんかってゆうたらなぁそれはなぁそもそもやなぁオマエらがなぁ・・・クドさの無限ループに入る。

それ以来この話は出えへん。うちの社員には学習能力があったようです。
初出の人のばあい、2往復くらいの電子メイルの遣り取りでその人となりがおおよそ判別できる。自戒を込めて…
これはメールだけではない。ファシリテーション、メールで仕事できるかどうかは一回で8割がた判断可能。プレゼンは一方的になるケースが多いので、実はそこまでコミュニケーション能力は測れない(別の能力は分かりますが)これが面接で人を判断するのが難しく、就活のみエリートを生む要因だと思っています。
メールよりもLINEやMessengerの方がスタンプで微妙なニュアンスが表現できるので便利。早くmailから切り替わってほしい。
自分と相手のニーズを整理し、シンプルな表現で、パッケージとして届けるよう意識しています。政財界・アカデミックのトップクラスのメールは、驚くほど簡潔で、学ぶことが多いですね。